La recette miracle n’existe pas en matière d’entretien d’évaluation. Cependant, il est possible de lever certaines difficultés inhérentes à cet exercice avec du bon sens et en respectant les  cinq moments clés de l’entretien d’évaluation.

Un moment de recul et de bilan

Cette phase de préparation de l’entretien est très importante. Elle constitue l’un des rares moments dans la vie des organisations qui permet de se poser et de faire le bilan de ce que l’on a fait et de ce qui s’est passé durant l’année écoulée.

Managers et salariés ont donc tout intérêt à mettre ce moment à profit. De son côté, le salarié évalué se livrera à une autoévaluation la plus critique et la plus objective possible de son travail, alors que son supérieur hiérarchique fera quant à lui appel aux données les plus objectives possibles pour évaluer l’implication et les efforts fournis par le salarié pendant un an. Ainsi, le manager s’appuiera sur des chiffres plutôt que sur des perceptions, et sur des faits tangibles plutôt que des impressions. A ce titre, il est préférable d’éviter de se référer ou de se focaliser sur une erreur commisse par le salarié la semaine précédente, car elle traduit inéluctablement un manque de recul de votre part.

Un moment de dialogue et d’échange

Si le bilan est préparé sérieusement et sincèrement des deux côtés, il permettra de nourrir l’échange pendant l’entretien. Le but de cet échange est de mieux comprendre ce qui s’est bien ou moins bien passé durant l’année écoulée, en identifiant à chaque fois ce qui relève de l’évalué, du manager et/ou des conditions externes : moyens matériels, humains, financiers, fonctionnement de l’entreprise, organisation du travail… Afin de favoriser au maximum le dialogue, vous devez choisir un endroit calme où vous serez à l’abri de toutes interruptions (téléphone, fax, mails, photocopieur, machine à café, collaborateurs, clients…) et  vous devez être disponible en prévoyant au minimum une heure d’entretien. Ensuite, en tant que manager, c’est à vous de débuter l’entretien en rappelant la finalité de celui-ci et en précisant son déroulement. Dès cet instant, vous devez construire un climat de confiance propice au bon déroulement de l’entretien d’évaluation, sans pour autant tomber dans le piège du  « copinage ». Pour ce faire, vous pouvez débuter l’entretien en évoquant la réalité quotidienne du poste tenu par le salarié afin qu’il s’exprime sur le sujet.

Un moment d’évaluation

Durant l’entretien, le supérieur hiérarchique donne au salarié un retour étalonné sur ce qui a été réalisé au regard des objectifs initialement fixés. Cette évaluation doit permettre au salarié d’identifier ce qu’il a bien et moins bien fait dans son travail, et partant, de s’améliorer. C’est précisément ici que la stratégie du « copinage » est dangereuse pour le manager, car elle peut subjectiver l’évaluation initiale du salarié. Autrement dit, le côté sympa d’un salarié peut lui permettre de passer haut la main son entretien d’évaluation, alors même que son travail est tout juste satisfaisant, voire insuffisant. Afin d’éviter ce piège, le manager doit en priorité s’attacher à des critères objectifs et évaluer la qualité du travail fourni, en lieu et place du comportement du salarié. Cette évaluation aboutit logiquement à l’analyse approfondie des succès et des échecs du salarié dans son poste, le tout dans une démarche constructive, qui aboutit à l’établissement d’un plan d’action adapté au salarié, afin de l’aider à surmonter ses difficultés.

Un moment de fixation d’objectifs

L’entretien d’évaluation est un travail commun d’identification et d’explication des priorités que l’on se donne pour l’année à venir. Il sert à définir des objectifs précis en fonction de l’activité attendue du salarié.  Le trop étant l’ennemi du bien, le maximum doit rester de six objectifs par an. Les objectifs sont souvent quantitatifs, mais peuvent être également rédigés sous la forme d’actions simples.

Un moment d’exploration

L’entretien d’évaluation est enfin un moment privilégié où le salarié doit pouvoir exprimer librement ses aspirations, ses envies et ses projets à court et moyen terme. S’il est effectué dans un climat de confiance et d’ouverture, des idées innovantes, prodigieuses ou surprenantes peuvent naître et des talents cachés se révéler. C’est un moment unique pour s’ouvrir à la nouveauté, mais pour y parvenir, le manager doit avant tout écouter et proposer des solutions ajustées aux exigences de l’entreprise et aux attentes du salarié (modification du contrat de travail, ajustement du poste de travail, révision de la fiche de poste, évaluation des besoins de formation…). Cette démarche montrera toute l’importance que vous accordez à l’entretien annuel d’évaluation et en fera un véritable outil d’évolution de l’entreprise et de ses salariés.

Source : http://grh.ma